Belider · Transformamos cultura de empresas

¿Cómo funciona la comunicación en vuestra organización?

Seguro que pensáis que bien, aunque si preguntas a todas tus personas te dirán que la comunicación es una de los aspectos a mejorar. 

La teoría sobre la comunicación la conocemos todos, lo complicado es practicarla de forma habitual. Nos referimos a la comunicación interna y a la externa. 

Nos gustaría acompañarte con esta pequeña guía sobre los principales errores que podría estar cometiendo tu empresa en la gestión de la comunicación y determinar qué tipo de empresa es la tuya a la hora de comunicar. 

Te contamos algunos de los problemas más habituales en las empresas: 

PRIMERO. ¿EXISTE UN SENCILLO PLAN DE COMUNICACIÓN QUE TODO EL MUNDO CONOCE Y PRÁCTICA?

Los canales de comunicación, su funcionamiento y la forma de utilizarlos no suelen estar bien definidos. En otras ocasiones hay un completo desconocimiento. Cada uno comunica las cosas a su forma sin seguir un formato. Es necesario replantearse la estrategia de comunicación con la implicación de toda la organización. Es básico que los canales estén consensuados y se explique su utilización. 

SEGUNDO. ¿TU RESPONSABLE ASUME QUE SABES LO QUE TIENES QUE HACER?

Todo el mundo sabe lo que tienes que hacer. El problema es que todo el mundo son diferentes personas. Además, cuando se presupone, comienzan los problemas. Un responsable espera un trabajo de sus subordinados. El obstáculo es que esa expectativa no ha sido trasmitida y por tanto permanece en el limbo. Por otro lado, los subordinados se ven obligados a presuponer. Como resultado las expectativas de unos y las presunciones de otros, no tiene nada que ver.

TERCERO. ¿TE ENTERAS DE ALGUNAS COSAS DE TU ORGANIZACIÓN A TRAVÉS DE TUS CLIENTES?

La comunicación está muy jerarquizada, es decir, para comunicar determinadas cosas se deben pasar por muchos filtros en vuestra empresa. Esto hace que la comunicación que debe ser ágil sea muy burocrática. Al final uno no sabe en qué fase está su consulta, además que en más de una ocasión alguna de esas personas que debe hacer fluir el mensaje, lo deja atascado, produciendo los temidos cuellos de botella, es decir, atascos de la comunicación. Muchas veces se tienen identificadas que personas producen esos colapsos por carga de trabajo o por una mala organización pero nos cuesta ponerle solución. 

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CUARTO. LOS DESTINATARIOS DE TU MENSAJE TE ESCUCHAN PERO ¿TE ENTIENDEN?

Las personas de tu organización que comunican algo asumen que el resto de la gente a la que se dirigen ha entendido que tienen que hacer. No se aseguran. Esto produce que en más de una ocasión varias personas hicieron lo mismo y aun peor en otros casos ninguna persona hizo lo que le correspondía, por no entenderlo y por ende se quedaron sin hacer tareas que son necesarias para vuestros clientes. Esto se debe a que las personas que comunican algo no deben solamente hablar sino también asegurarse de ser entendidos. Es bueno asegurarse que a cada persona le quedó claro el mensaje. Comunicar no significa que siempre tengamos razón. 

QUINTO. ¿EN TU EMPRESA SE COMUNICAN LAS BUENAS Y MALAS NOTICIAS  EN EL MOMENTO NECESARIO?.

A veces pensamos que es mejor omitir ciertas noticias y pensar que nuestras personas estarán tranquilas. Una organización tiene que comunicar todo para que sus empleados estén informados. Lógicamente se deben buscar las palabras adecuadas e informar a las personas necesarias en cada momento. No se puede informar solamente de los logros, triunfos y éxitos. En los momentos de debilidad, incertidumbre y crisis es cuando más se debe informar a nuestras personas para que se enteren de la realidad por los líderes de su empresa. El no informar lo único que ocasiona es que los rumores tengan vida propia. Muchas veces las personas ante el desconocimiento inventan parte de la información. Los cuchicheos se cortan con veracidad, es decir, informar de cada cosa en su justo momento. 

SEXTO.  ¿LOS ERRORES EN LA COMUNICACIÓN SOLO SIRVEN PARA BUSCAR CULPABLES?.

Cuando algo falla a nivel comunicativo con tus clientes internos y/o externos, os centráis en buscar culpables en vez de soluciones. Igual no depende de ti resolver ese tema, lo único es que el cliente está hablando contigo y debes ayudarle. Al final la imagen que da vuestra empresa tiene mucho que ver con cómo reaccionamos cuando algo no funciona correctamente. Ya tocará ver qué fallo en el proceso y ponerle remedio. 

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SÉPTIMO. ¿TE PONES EN EL LUGAR DE LA PERSONA A LA QUE TE DIRIGES?.

No tendemos a ponernos en el lugar del otro, cada uno dentro de la empresa miramos por nuestros intereses y vamos a nuestra “bola”. Toca trabajar más en grupo, primando los intereses de la empresa por encima de los nuestros a nivel individual. Una empresa debe primar la empatía como hábito de trabajo. Es decir, ponerse en los zapatos de los demás para entender su forma de pensar y razonar, aunque no estemos de acuerdo con ellos. Cuidar a tus personas consiste en saber cómo se sienten y hacer que se sientan parte de tu empresa. 

Si quieres recibir un informe de evaluación de la comunicación en tu empresa, te invitamos a rellenar el siguiente test. En cuanto lo termines, recibirás una serie de recomendaciones adaptados al nivel de vuestra comunicación. Estos consejos os ayudarán a mejorar. ¿Comenzamos?

Hacer test de comunicación